Як правильно писати заяву на відпустку для різних випадків + зразки оформлення

Відпустка – чудова можливість відпочити від роботи, поїхати в довгоочікувану подорож та перезавантажитись, проте, важливо не тільки спланувати майбутній відпочинок, а і правильно оформити документи пов’язані з ним.

Основний документ, який дає можливість офіційно працевлаштованому працівнику вийти у відпустку це – заява. Як і заява на звільнення, заява про прийом, переведення між підрозділами чи пояснювальна записка, заява про відпустку має свої нюанси написання.

Які бувають заяви та види відпустки і як правильно оформити такий кадровий документ, будемо розбиратись далі.

У яких випадках використовують заяву на відпустку та які терміни подання такого документу

 У відповідності Кодексу законів про працю (стаття 79), на кожному підприємстві у обов’язковому порядку повинен бути графік основних щорічних відпусток для працівників. Якщо працівник іде у відпустку у відповідності графіку, то жодних заяв від нього не потрібно.

Заява на відпустку повинна бути сформована у будь-якому випадку, якщо працівник бажає відлучитись від роботи на певний період, який не відповідає раніше сформованому графіку, використавши для цього дні передбачені чинним законодавством (24 календарні дні за попередньо відпрацьований рік).

Зазвичай подавати заяву на відпустку рекомендується за два тижні до її початку. Дотримання цих термінів важливо як для керівництва, так і для працівника. Завдяки дотриманню терміну подання, кадровий відділ зможе своєчасно сформувати наказ, а також нарахувати виплати.

Види відпусток та які категорії людей мають на них право

Право на відпустку, яка складає 24 оплачувані календарні дні має кожна працевлаштована особа. Крім цього певні категорії людей, мають право на додаткову оплачувану відпустку, але правила оформлення та її період можуть відрізнятись і будуть залежати від таких факторів як:

•  кількість неповнолітніх дітей та наявність дітей з інвалідністю – можливість отримати додатково від 10 до 17 днів оплачуваної відпустки;
•  статус опікуна – додаткові 10 днів оплачуваної відпустки;
•  наявність інвалідності – додаткові 14 оплачуваних днів відпустки;
•  перебування на денній чи заочній формі навчання – від 10 до 30 додаткових днів оплачуваної відпустки в залежності від форми навчання, курсу та навчального закладу;
• робота за сумісництвом – можливість отримати 24 оплачувані дні відпустки як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом.

У відповідності Закону України “Про відпустки” передбачено наступні види відпусток:

•  Основна щорічна відпустка – в обов’язковому порядку надається кожному працівнику і складає 24 дні на рік.

• Додаткова щорічна відпустка – залежить від статусу людини, наявності хоча б однієї з підстав для продовження основної відпустки, а також від особливостей праці (шкідливі умови).

•  Соціальна відпустка – вагітність та пологи, догляд за дитиною, усиновлення дитини, наявність неповнолітніх дітей.

•  Творча відпустка – для категорій працівників, які займаються творчою діяльністю.

•  Відпустка у зв’язку з навчанням – надається студентам, які навчаються в вищих чи професійно-технічних навчальних закладах.

•  Відпустка без збереження заробітної плати – регулюється Законодавством та може залежати від трудового договору чи інших умов узгоджених з керівництвом.

Головні аспекти написання заяви на відпустку

Заява на відпустку – важливий документ, який зберігається на підприємстві протягом цілого року, тому при написанні такої заяви, як наприклад і автобіографії важливо врахувати всі нюанси та правила.

Перед оформленням заяви рекомендується звірити дані: період початку та завершення відпустки, вид відпустки.

Документ формується за строгим зразком, який є загальноприйнятим для всіх підприємств.

Забороняється використання заяв довільної форми.

Структура заяви та покрокова інструкція написання

Реквізити заяви на відпустку: назва документа, адресат (керівник підприємства), працівник, звернення (прохання про відпустку з зазначенням виду), дата написання, підпис працівника.

Покрокова інструкція

1. В правому верхньому кутку заповнюються дані адресата в давальному відмінку (напр. Котлярову І.В.), тобто прізвище та ініціали керівника, а також назва підприємства. Під цими даними прописується прізвище працівника в родовому відмінку (напр.Коневич А.В.) та його посада.

2. Посередині аркуша пишеться – “Заява”.

3. З нового рядка формулюється суть заяви, тобто прохання надати відпустку, зазначивши її вид та термін (Прошу надати мені частину щорічної основної відпустки терміном 01.07.2025 по 15.07.2025).

4. В лівому кутку пишеться дата складання заяви, а навпроти підпис працівника.

На багатьох підприємствах практикується використання готових бланків заяв для різних видів відпусток, де залишається прописати лише своє прізвище та період відпустки.

Заява від руки чи електронний варіант – що обрати?

Згідно Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020 – для написання заяви на відпустку можуть використовуватись автоматизовані та друкувальні засоби. На основі цього можна зробити висновок, що не обов’язково заява повинна бути рукописною.

Крім того все більше підприємств переходять на електронний документообіг з залученням різних програм, в яких формування заяви займає декілька хвилин, а підписується заява – електронним цифровим підписом працівника. Після подання електронної заяви працівнику залишається лише дочекатись фідбеку і пакувати валізи.

Саме тому, рукописні заяви не є пріоритетними і оформлювати їх можна в залежності від уподобань працівника.

Як рукописні, так друковані чи електронні варіанти заяв є рівнозначними.

Щорічна відпустка 

Щорічна відпустка передбачає 24 календарні дні, які можуть бути поділені на частини. З року в рік невикористані дні відпустки сумуються і при потребі та за згодою керівництва працівник матиме можливість взяти відпустку на накопичені дні, або ж отримати за них компенсацію при звільненні.

Якщо працівник оформляє відпустку не менше ніж на 14 днів, він матиме можливість отримати матеріальну допомогу, сума якої залежить від положень що діють на конкретному підприємстві.

Відпустка за власний рахунок

Даний вид відпустки передбачає оформлення відпустки без її оплати. Надається у випадку сімейних обставин чи інших причин, зі згоди керівництва. Термін складає – не більше 30 днів, а для ВПО до 90 днів.

Соціальна відпустка

Соціальна відпустка оформляється  при наявності певних життєвих обставин (вагітність, догляд за неповнолітніми дітьми чи дітьми з інвалідністю). Термін соціальної відпустки залежить від причини по якій вона була оформлена.

Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами

У даному випадку заява на відпустку може не оформлятись, оскільки основною підставою для надання такої відпустки є – лист непрацездатності, який автоматично відправляється на підприємство з моменту його відкриття лікарем. По суті, після відкриття такого листка непрацездатності людина рахується на лікарняному, а при лікарняних окремі заяви – не оформлюються. Винятками чи іншими правилами для написання заяви у цьому випадку, можуть служити трудові договори підприємств.

Відпустка з подальшим звільненням

Є декілька варіантів звільнення серед яких і звільнення після відпустки. Якщо брати до уваги статтю 3 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», то кожен працівник має право оформити відпустку, після якої буде звільнений. Останній день відпустки буде датою звільнення.

Заява на відпустку для ФОП

ФОП – як і інші категорії громадян, мають право на відпустку. Для них відрізнятиметься лише місце подання заяви, оскільки фізичні особи підприємці повинні подавати заяву на відпустку до податкової служби.

Важливо: під час періоду відпустки, забороняється вести підприємницьку діяльність. Так звані податкові канікули можуть тривати не більше одного календарного місяця і звільняють людину на цей період від сплати всіх податків.